飲食店をやってます。

美味いモノ作って売ってりゃ客は来るし儲かる。そんな時代はとっくにおわりました。お店を運営していく中で思っている事を書いています。たまに全然関係ない事も書きます。笑

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小規模飲食店のちょっとしたＩＴ化　〜全ての要になっているDropbox　その1〜



では実際今、このDropboxをどう使っているかをご紹介します。

ホントに“要”になっているので役割は様々で、ちょっとややこしくなってしまうかも知れませんが、、、。

 

当店でのDropboxの役割

まず当店ではDropboxのアカウントを２つ利用しています。

１つは僕が本部として様々な作業を効率的に行うためのアカウント。

もう一つは3店舗が共有しているアカウント。

3店舗は同一アカウントでログインしています。

本部用アカウントには僕が作成するPOPやメニュー、作成中でまだ共有する段階に至っていないファイル等々が入っています。

当然容量も大きくなるので全てを同期すると各店のPCに与える負荷も大きくなってしまいます。見る必要がない、僕以外に編集されてしまうと都合が悪いファイルのせいでＰＣのHDDが一杯になってしまうのはばからしいですからね。

そのためアカウントを分け、本部用のアカウントは有料契約していて1TBの容量があります。

 

店舗用の無料アカウントでは、DropboxのアプリをＰＣにインストールすると自動的に作成されるフォルダの中に「共有フォルダ」というフォルダを新たに作り、そのフォルダを本部用メインアカウントと共有します。

各店には約束事として業務で使うファイルは全てこの「共有フォルダ」に入れてくれ、言っています。

そうする事でメインアカウントでログインしている僕は3店舗が作成する全てのファイルを閲覧、編集することが出来ますし、僕が作成したファイル等はこの「共有フォルダ」内に移動するだけで全社員が閲覧、編集する事が出来るようになります。

ちなみにこの店舗用無料アカウントのPW等は全社員で共有しており、各自が自前のスマホ等でも確認出来るようにしています。

↓こんなイメージです。

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大元のフォルダの中にはこの「共有フォルダ」1つだけが入っている、みたいな感じですね。

 

こうしておくと、各店で作ったファイルも含め、全てのファイルがDropboxに入っている事になるので、万が一PCが壊れても新しいPCを買ってきてDropboxのアプリをインストールし、ログインすれば全てのファイルが無傷で帰ってきますし、臨時の場合は他店のPC、もしくは僕のPCでファイルを閲覧、編集することが出来ます。

飲食店の店内は水、油、ホコリなどなどPCが嫌うモノだらけです。

PCは消耗品であり、いづれ壊れてしまう事を前提にして利用する必要があると考えています。

また、ファイルの保存先を指定しているのでファイルにたどり着くまでの作業がちょっと面倒になりがちなのですが、その辺に関しては良く使うファイルはショートカットをデスクトップ等に置いて、そこからアクセスするように指導しています。

 

さて、コレを踏まえてどんな事に使っているのかをご紹介します。

 

当店でのDropboxの役割

１，売上等数字の共有

これは先日のエントリでも書きましたが、Dropboxを使い始めるきっかけになった部分です。

皆で共有している「共有フォルダ」の中は皆で使うスペースなのでカテゴリごとにフォルダ分けしてあって、大きなくくりの１つとして店舗名のフォルダがあります。

そのフォルダの中に「売上関連」というフォルダがあり、中に歴代のエクセルファイルがまとめて入っています。(便宜上"エクセルファイル"と書いていますが当店では無料のLibraOfficeと言うソフトのスプレッドシートを使っています。無料なので！笑)

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ちなみに昨年くらいからこの「売上ファイル」には支出も入力出来る様にしており、ざっくりとした自店の状況を把握出来るようになっています。

年末になると僕が新しい年用の空のファイルを作成し、各店のこのフォルダに入れておくと、各店の店長がそれを利用する、と言う感じです。

エラーが起こった時は僕が事務所等で直接ファイルを開き、すぐに修正する事が出来ます。

またこのファイルには「一言日報」的な備考欄を設けてあるので、そこを見るとその日店長が感じた事を確認することが出来ます。

 

スプレッドシートはあちこちに表計算が入っているのですが、現場スタッフがついついその計算を壊してしまう事が良くあります。

そんな時もDropboxで共有しているので「売上ファイルがおかしくなった」と僕に連絡をくれれば僕は事務所にいようと出先だろうと、修正してあげることが出来ます。

 

２，店内掲示物の配布

ちゃんとしたPOP等は別ですが、例えばGWの休業のお知らせ等、簡単な告知などの紙は僕が事務所等でイラストレーターを使って作成し、それをPDFなどにしてDropboxに入れておきます。 

作成中は本部アカウントに入れておき、完成したらイラストレーターのファイルは本部アカウントのまま保存。

PDFにしたものだけを店舗アカウントの、フォルダにアップする、と言う感じですね。

各店はそこからファイルを開き、複合機で必要数量プリントアウトして店内に掲示します。

また、作成の途中で途中の状態のスクリーンショットをここにアップして、誤植などがないかを皆に確認して貰う､と言う使い方もしています。

 

３，シフトの共有

3店舗のシフトの作成を担当しているスタッフがPCで作成したシフト表をPDFにして「シフト」というフォルダ内にアップします。

各店はそのシフト表をプリントアウトし、店舗でアルバイトスタッフ達に掲示しています。

先述ですが社員はスマホでも確認出来るので、いつでもシフトを見る事が出来ます。

 

 

、、、まだまだありますのでこの辺で一旦区切ります。

続きはまた後日。